Política de privacidad

1. Quién trata tus datos

Portales con marca de terceros

Si has llegado a través del portal de una gestoría o asesoría con su propia marca, el responsable del tratamiento de tus datos sigue siendo Iberfácil, que es quien te presta el servicio. La organización que da nombre al portal trata tus datos por cuenta de Iberfácil, como encargada del tratamiento, y solo para lo que el servicio exige. En ese portal se te indica siempre quién es el responsable.

2. De dónde salen tus datos

• De ti: formularios, documentos que subes, lo que nos cuentas por teléfono, correo, chat o WhatsApp, lo que aportas en un Punto Iberfácil.
• De tu Punto Iberfácil, si has llegado a través de uno.
• De fuentes oficiales, cuando el servicio lo exige: Agencia Tributaria (validación de NIF), registros públicos, sedes electrónicas, juzgados.
• De terceros relacionados con tu asunto, cuando forman parte del expediente (por ejemplo, la documentación que aporta una contraparte).
• De la plataforma misma: registros técnicos de acceso y uso.

Si nos aportas datos de otras personas (un familiar, un empleado, una contraparte), debes tener derecho a hacerlo e informarles de que nos los has dado.

3. Qué datos tratamos

• Identificativos: nombre, apellidos, NIF/NIE/pasaporte, domicilio, teléfono, correo electrónico.
• De tu asunto: hechos, documentos, referencias de expediente, escritos, resoluciones, comunicaciones con juzgados y organismos.
• Económicos: datos de facturación, medio de pago, importes, impagos.
• De firma: huella del documento, momento de la firma, número al que se envió el código, acuse de entrega del operador, dirección IP y dispositivo, cronología de la interacción.
• De uso: registros de acceso, dirección IP, navegador y dispositivo, páginas visitadas, identificadores de sesión en la app.
• De conversación: mensajes de chat, correos y mensajes de WhatsApp.
• Categorías especiales y datos penales, solo cuando el servicio contratado lo exige: ver artículo 5.

4. Para qué tratamos tus datos y con qué base legal

5. Datos especialmente protegidos y datos penales

Algunos servicios exigen tratar datos que la ley protege de forma reforzada:

• Salud: incapacidades, accidentes, algunos procedimientos laborales.
• Vida sexual, orientación sexual, origen étnico, ideología, afiliación sindical: expedientes de acoso laboral y sexual, discriminación, violencia de género, extranjería.
• Infracciones y condenas penales (art. 10 RGPD): denuncias penales y todo lo que se deriva de ellas.

Estos datos:

• Solo se tratan si el servicio que has contratado los necesita.
• Las categorías especiales se tratan al amparo del art. 9.2.f del RGPD (formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones) y, cuando corresponde, con tu consentimiento explícito. Los datos sobre infracciones y condenas penales están sujetos además al régimen del art. 10 del RGPD y del art. 10 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), y solo se tratan en lo que exige el servicio contratado, con la base legal del artículo 4 que corresponda a ese servicio.
• Tienen acceso más restringido dentro de la plataforma y una auditoría de acceso reforzada.
• En expedientes de denuncia penal, el acceso queda registrado y el expediente no entra en los tratamientos generales de análisis.

6. Verificación de tu identidad y de tus datos fiscales

6.1 Consulta a la Agencia Tributaria

Para asegurarnos de que un NIF y un nombre se corresponden, Iberfácil consulta el servicio de verificación de datos identificativos de la Agencia Tributaria.

• Qué se envía: únicamente el NIF y el nombre. Nada más.
• Qué se recibe: si la AEAT identifica esa combinación, y el nombre normalizado según sus registros.
• Cuándo se consulta: al darte de alta como cliente, al dar de alta a un profesional o Punto en la red, antes de emitir una factura, y en revisiones periódicas de los datos ya registrados.
• No se consulta «por si acaso»: solo cuando existe una relación que lo justifica, y queda registrado quién consultó y por qué.

6.2 Verificación de identidad

Según el servicio, puede pedírsete: solo validar tu NIF, aportar tu documento de identidad, o una videoidentificación. El nivel exigido depende del trámite y se te indica antes.

6.3 Acceso con certificado electrónico

Si accedes con tu certificado digital, se registran el emisor, el número de serie, la huella del certificado y el resultado de la comprobación de revocación. Tu certificado no se guarda: solo se usa para la conexión segura.

Como consecuencia, Iberfácil no puede vigilar si tu certificado se revoca entre una sesión y otra. Lo comprueba cada vez que lo usas.

7. Inteligencia artificial

Iberfácil usa asistentes de inteligencia artificial, presentados bajo el nombre ANA, para preparar documentos, clasificar la documentación que subes, sugerir qué documentos faltan, redactar borradores, atender consultas y ayudar en la gestión interna de los expedientes.

7.1 Con quién se tratan tus datos

7.2 Qué ve la IA y qué no

• Los asistentes acceden solo al expediente sobre el que trabajan, y solo a lo que ese puesto necesita. El filtro se aplica antes de que la consulta salga, no después.
• Cuando se ofrece un encargo a un profesional colaborador, la IA prepara un informe sin tus datos identificativos: tu nombre, NIF, teléfono, correo y dirección exacta nunca entran en ese procesamiento. No es que se le pida omitirlos: no se le pasan.
• El asistente que escribe contenido para la web pública no accede a expedientes.
• No se usa reconocimiento biométrico de voz. Nadie se identifica por la voz.

7.3 Siempre hay una persona

Ningún documento, presupuesto, escrito o comunicación con efectos para ti sale sin que una persona identificada lo haya revisado y aprobado. Ese nombre queda registrado. Cuando un mensaje lo ha preparado ANA y lo ha revisado una persona, el propio mensaje lo dice.

7.4 Cuánto se conserva el rastro

De cada intervención de la IA queda un registro técnico (qué leyó, con qué instrucciones, qué decidió, quién lo aprobó). El contenido de ese registro se borra a los 12 meses; los metadatos y las referencias se conservan hasta 24 meses.

8. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

8.1 Si eres cliente

• Las consultas se puntúan automáticamente para priorizar la atención. Esa puntuación no decide si se te acepta o no como cliente.
• Ninguna decisión sobre la aceptación de tu encargo, su precio o su resultado se toma de forma automatizada. Hay siempre un gestor que decide.

8.2 Si eres profesional colaborador o Punto

Esto te afecta directamente y merece que lo leas:

• El reparto de encargos se apoya en una puntuación automatizada de candidatos (especialidad, territorio, capacidad, desempeño histórico, coste, antigüedad de la última asignación). Esa puntuación influye en qué trabajo recibes y cuál no.
• Tu trabajo está sujeto a supervisión, también automatizada. El sistema levanta hallazgos cuando detecta una incidencia.
• Un hallazgo determinista y verificable (un plazo vencido, un seguro caducado, una colegiación no vigente) puede bloquear una actuación o suspenderte del reparto. Se te avisa de inmediato y una persona puede revertirlo.
• Una IA nunca te bloquea por discrepancia de criterio profesional. En eso, alerta; decide una persona.
• Tienes derecho a: que se te explique por qué recibiste o no un encargo (se conserva el desglose de la puntuación), a pedir revisión humana de cualquier decisión automatizada que te afecte, a expresar tu punto de vista y a impugnarla.

9. Canales de comunicación

9.1 Correo electrónico, SMS y área privada

Canales ordinarios. Los correos que envías a nuestros buzones se incorporan a tu expediente.

9.2 WhatsApp

• Solo se usa si lo has autorizado. Ese consentimiento queda registrado.
• Puedes darte de baja escribiendo STOP en el propio canal. Seguirás recibiendo las comunicaciones por los demás medios.
• El servicio se presta sobre la plataforma de WhatsApp Business de Meta, que actúa como proveedor.
• WhatsApp no es un canal fehaciente. Sirve para avisarte de que hay algo; lo que tiene efectos es el documento firmado y, si procede, la notificación electrónica.

9.3 Llamadas de teléfono

Hoy no grabamos ni transcribimos las llamadas. Si en algún momento lo hacemos, se aplicarán estas reglas, y esta política se actualizará antes de empezar:

• Se te dirá al principio de la llamada, antes de cualquier otra cosa, y se recogerá tu consentimiento.
• Si no quieres que se grabe, se te seguirá atendiendo igual. No será condición para recibir el servicio.
• El audio se conservará 30 días y después se borrará, salvo que se incorpore al expediente como prueba, en cuyo caso pasará a la conservación del expediente con el motivo registrado.
• Lo que se conservará de forma duradera será la transcripción y el resultado de la llamada, con la conservación del expediente.

9.4 Asistentes de IA

Cuando quien te atiende es un asistente de IA, se te dice en el primer mensaje y de forma permanente durante la conversación. Si preguntas si eres atendido por una persona, la respuesta es veraz e inmediata. Puedes pedir hablar con una persona en cualquier momento, sin identificarte y sin que se te pregunte por qué.

10. Quién recibe tus datos

Si quieres saber qué entidad concreta presta cada uno de estos servicios, escríbenos a gestion@iberfacil.es y te lo decimos.

11. Transferencias internacionales

• El tratamiento con inteligencia artificial se hace dentro de la Unión Europea, sin transferencias internacionales.
• Para el resto de proveedores, cuando exista una transferencia fuera del Espacio Económico Europeo se hará con una de las garantías del capítulo V del RGPD (decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo), y se detallará aquí.

12. Cuánto tiempo conservamos tus datos

Qué pasa con el verificador cuando se suprime el contenido de un documento. El código impreso no caduca, pero el contenido de los documentos tiene plazo de conservación. Cuando el fichero original ya no está disponible, el verificador puede responder «No encontramos ese documento», igual que ante un código que no existe, o, en algunos tipos de documento, mostrar la ficha sin ofrecer la descarga del original. El ejercicio del derecho de supresión no modifica el verificador: no se elimina ni se anonimiza por ese motivo ni la ficha ni los datos de la firma que la sustentan (nombre completo de los firmantes —que el verificador muestra enmascarado—, paquete de evidencias y código de verificación). Si ejerces el derecho de supresión, se estudia qué puede suprimirse —en su caso, el contenido del documento—, pero la ficha y esos datos de firma se conservan mientras sean necesarios para acreditar lo firmado y para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones (art. 17.3.e del RGPD; artículos 4 y 13 de esta política), durante el plazo indicado en la tabla anterior. Si es tu caso, se te explica por qué.

Vencidos los plazos, los datos se borran o se anonimizan, o se bloquean cuando la ley obliga a conservarlos para atender responsabilidades. La ficha de verificación y los datos de firma que la sustentan se conservan conforme a la fila «Documentos verificables por CSV» y al párrafo anterior.

13. Tus derechos

Puedes ejercer, en cualquier momento y gratuitamente:

• Acceso: saber qué datos tuyos tratamos y obtener una copia.
• Rectificación: corregir lo que esté mal o incompleto.
• Supresión: pedir que se borren, cuando ya no sean necesarios y no exista obligación legal de conservarlos.
• Limitación: pedir que se congele su uso mientras se resuelve una discrepancia.
• Oposición: oponerte a un tratamiento basado en interés legítimo, por motivos de tu situación particular.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato legible por máquina y, si es posible, que se transmitan a otro responsable.
• Retirar el consentimiento en los tratamientos que se basan en él (WhatsApp, comunicaciones comerciales, directorio público), sin que eso afecte a lo hecho antes.
• Revisión humana de las decisiones automatizadas que te afecten (artículo 8).
• No ser objeto de comunicaciones comerciales: baja inmediata en cada envío.

Cómo: desde tu área privada o escribiendo a dpd@partners.iberfacil.es. El plazo de respuesta es de un mes desde la recepción; puede ampliarse otros dos meses si lo justifican la complejidad o el número de solicitudes, con información sobre la prórroga y sus motivos dentro del primer mes. Solo se puede pedir información adicional para identificarte cuando existan dudas razonables sobre tu identidad.

Si no estás conforme, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es, C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid).

Algunos derechos pueden estar limitados cuando existe una obligación legal de conservar o cuando los datos son necesarios para la defensa de reclamaciones. Si es tu caso, se te explica por qué. Por ejemplo, el ejercicio del derecho de supresión no modifica el verificador público: la ficha del documento, con los nombres de los firmantes enmascarados y la huella, no se elimina por ese motivo (artículos 12 y 15).

14. Seguridad

• Almacenamiento cifrado de documentos, fuera de las carpetas públicas del servidor. El acceso desde el área privada y la consulta pública mediante CSV son vías distintas; el alcance de esta última se explica en el apartado 15.
• Acceso segmentado del equipo: cada persona accede a lo que exige su función. La consulta pública mediante CSV se describe en el apartado 15.
• Doble factor de autenticación en el acceso al panel.
• Los certificados electrónicos custodiados viven en una bóveda aislada a la que el servidor web no tiene acceso de lectura, con cifrado propio por certificado y registro encadenado de cada operación de firma.
• Copias de seguridad cifradas, replicadas fuera del servidor y con restauración probada periódicamente.
• Procedimiento de brecha de seguridad con notificación en 72 horas.
• Acuerdos de confidencialidad con el personal, los colaboradores y los encargados de tratamiento.

15. Verificador público de documentos

Cualquiera que tenga el código seguro de verificación (CSV) impreso en un documento puede comprobarlo en el verificador público, que vive en el dominio de la marca que emitió el documento, en la ruta /csv (por ejemplo, iberfacil.es/csv), y para el que Iberfácil asume un compromiso de continuidad en iberfacil.es/csv (política de firma electrónica, artículo 6.5). El verificador muestra la ficha del documento —los datos que cada tipo de documento decide mostrar— y la huella del original. Los nombres de los firmantes salen enmascarados: el nombre de pila completo y el resto con inicial (por ejemplo, «María G. L.»). Hay excepciones, entre ellas: en las firmas en representación se muestra completa la empresa representada, en los documentos sellados manualmente se muestra la organización, en los estudios de viabilidad se muestra el nombre público del miembro del equipo que firma, y algunos tipos de documento no muestran nombres. Salvo el aviso de anulación, nunca añade datos que no estén en el documento, ni información del expediente. El enmascarado afecta a los nombres de la ficha, no supone la anonimización del original descargable ni de los datos guardados.

El único aviso de situación es «ANULADO», con fecha y motivo, solo para documentos sellados manualmente. El verificador no informa de caducidad, sustitución, retirada, cese de la marca o contenido no conservado. El original puede descargarse mientras esté disponible. Según el tipo de documento, si falta el original o no coincide su huella, el verificador devuelve el error 404 «No encontramos ese documento», igual que ante un código inexistente, y genera una alerta interna; en otros tipos, si falta el original, la ficha sigue visible y la descarga devuelve un error 404. El ejercicio del derecho de supresión no modifica el verificador en el sistema actual: no retira por sí mismo la ficha ni impide la descarga que siga disponible (apartados 12 y 13).

Las consultas al verificador pueden quedar registradas (código consultado, momento, dirección IP y resultado) como evidencia de acceso. Ese registro no es público.

16. Cambios en esta política

Esta política se publica con número de versión y fecha. Cuando cambia de forma sustancial, se te comunica.

Cada versión se archiva. Cuando aceptas esta política en la plataforma, queda registrado qué versión y en qué idioma se te mostró, junto con una copia inalterable del texto exacto que viste. Puedes descargar esa copia desde tu área privada.

Esta política sustituye íntegramente a la publicada el 30/03/2025.

En caso de discrepancia entre la versión española y cualquier traducción, prevalece la versión española.