Custodia documental

1. Qué se custodia

Todos los documentos de tu expediente: los que aportas tú, los que elabora Iberfácil, los escritos, los poderes, las comunicaciones oficiales, los justificantes de presentación y los paquetes de evidencias de las firmas.

La custodia está incluida en el servicio contratado; no se factura aparte.

2. Cómo se guardan

• Almacenamiento cifrado, fuera de las carpetas públicas del servidor. Ningún documento es accesible por una dirección web adivinable.
• Acceso autorizado en el área privada. La consulta pública mediante CSV tiene el alcance descrito en el artículo 6.
• Registro de cada acceso: quién, cuándo y a qué. Ese registro es auditable.
• Versionado: un documento sustituido no borra al anterior; se conserva la versión previa con su huella.
• Copias de seguridad cifradas, replicadas fuera del servidor principal y con restauración probada periódicamente.

3. Quién puede ver tus documentos

Cada documento tiene un nivel de visibilidad, y los cambios de visibilidad quedan auditados.

4. Tus derechos sobre tus documentos

• Descargar cualquier documento tuyo, individualmente o el expediente completo, mientras se conserve (artículos 5 y 7).
• Obtener el expediente completo al cerrar el encargo, en un único documento con su índice.
• Pedir la devolución y la supresión de tus documentos, con los límites del artículo 5.
• Que no se te retengan documentos por un impago. Un impago puede suspender la prestación de servicios; no puede usarse para retener tu documentación y dejarte sin defensa.

5. Cuánto tiempo se conservan

Vencido el plazo, los documentos se suprimen o anonimizan, salvo la ficha de verificación y las evidencias de la firma, que se conservan conforme al artículo 6.3.

6. El código de verificación: qué se conserva y qué se sirve

Si dispones de un código seguro de verificación de un documento, puedes consultar su ficha y su huella y descargar el original mientras esté disponible. La ficha también puede dejar de estar disponible, según el tipo de documento (artículo 6.3).

Se verifica en el dominio de la marca que emitió el documento, en la ruta /csv — por ejemplo, iberfacil.es/csv para los documentos emitidos bajo la marca IBERFÁCIL. La dirección exacta va impresa en el propio documento.

Compromiso de continuidad. Un código impreso no se puede retirar de circulación. Por eso, Iberfácil se compromete a que todos los códigos emitidos puedan seguir verificándose en iberfacil.es/csv aunque el dominio de la marca emisora cambie, deje de operar o pase a otras manos. Ese compromiso alcanza a la ficha de verificación y, mientras esté disponible, al documento; no al resto del expediente.

6.1 Aviso de situación: «ANULADO»

El verificador muestra un único aviso de situación: «ANULADO», con la fecha y el motivo de la anulación. Solo aparece en los documentos sellados manualmente; los demás documentos se muestran sin aviso. El detalle está en la política de firma electrónica, artículo 6.1.

6.2 Auténtico y vigente no son lo mismo

Que un documento esté caducado no significa que sea falso. Un documento caducado sigue siendo exactamente el que se firmó, su huella sigue cuadrando, y sigue acreditando que ese día se firmó eso. Lo que ha terminado es su plazo de eficacia, no su autenticidad. El verificador no indica si un documento ha caducado: solo informa de lo que figura en su ficha y, en los documentos sellados manualmente, de si ha sido anulado.

6.3 Si el original ya no está disponible

Aquí se cruzan dos cosas que tiran en sentidos opuestos: los documentos tienen plazo de conservación (artículo 5), y los códigos impresos no se pueden retirar de circulación.

Esto es lo que hace hoy el verificador:

Cuando el original de un documento ya no está disponible —por ejemplo, porque se ha suprimido—, el verificador responde, según el tipo de documento, «No encontramos ese documento» o muestra la ficha sin ofrecer la descarga del original.

El ejercicio del derecho de supresión no modifica el verificador: la ficha, con los nombres de los firmantes enmascarados y la huella, no se elimina ni se anonimiza por ese motivo. Se conserva como evidencia de la firma, mientras sea necesario para acreditar lo firmado y, en todo caso, durante el plazo de prescripción de las acciones que ese documento pueda sostener (política de privacidad, artículo 12).

La consulta del código puede devolver una ficha o un error, según el tipo de documento y la disponibilidad del original. Que la ficha siga visible no garantiza que se pueda descargar el original.

7. Si dejas de ser cliente

• Se te avisa antes de que venza el plazo de conservación, con tiempo para descargar lo que quieras.
• Puedes solicitar la devolución de tu expediente conforme al artículo 4.
• Después, los documentos se suprimen conforme al artículo 5.

8. Documentos de profesionales colaboradores

Los documentos que un profesional colaborador sube a la plataforma en el marco de un encargo forman parte del expediente del cliente y se rigen por estas condiciones.

Al terminar la colaboración, el profesional no conserva copia de la documentación del cliente más allá de lo que le exija su normativa profesional, y se le retira el acceso.

9. Límites

Iberfácil aplica medidas de seguridad proporcionadas al riesgo, pero ningún sistema es infalible. En caso de incidente que afecte a tus documentos, se te informará conforme a la normativa de protección de datos y se activará el procedimiento de recuperación.

Iberfácil no responde de la pérdida de documentos que tú no hayas subido a la plataforma, ni de la integridad de documentos aportados por terceros.

10. Versiones de este documento

Cada versión publicada de estas condiciones se archiva y queda accesible.

En caso de discrepancia entre la versión española y cualquier traducción, prevalece la versión española.