Custodia documental

1. Qué se custodia

Todos los documentos de tu expediente: los que aportas tú, los que elabora Iberfácil, los escritos, los poderes, las comunicaciones oficiales, los justificantes de presentación y los paquetes de evidencias de las firmas.

La custodia está incluida en el servicio contratado; no se factura aparte.

2. Cómo se guardan

• Almacenamiento cifrado, fuera de las carpetas públicas del servidor. Ningún documento es accesible por una dirección web adivinable.
• Acceso siempre autorizado, mediante enlaces temporales firmados que caducan.
• Registro de cada acceso: quién, cuándo y a qué. Ese registro es auditable.
• Versionado: un documento sustituido no borra al anterior; se conserva la versión previa con su huella.
• Copias de seguridad cifradas, replicadas fuera del servidor principal y con restauración probada periódicamente.

3. Quién puede ver tus documentos

Cada documento tiene un nivel de visibilidad, y los cambios de visibilidad quedan auditados.

4. Tus derechos sobre tus documentos

• Descargar en cualquier momento cualquier documento tuyo, individualmente o el expediente completo.
• Obtener el expediente completo al cerrar el encargo, en un único documento con su índice.
• Pedir la devolución y la supresión de tus documentos, con los límites del artículo 5.
• Que no se te retengan documentos por un impago. Un impago puede suspender la prestación de servicios; no puede usarse para retener tu documentación y dejarte sin defensa.

5. Cuánto tiempo se conservan

Vencido el plazo, los documentos se suprimen o anonimizan automáticamente. No es un recordatorio: es un proceso que se ejecuta solo.

6. El código de verificación: qué se conserva y qué se sirve

Todo documento firmado en la plataforma lleva un código seguro de verificación que no caduca: con ese código, cualquiera que tenga el documento puede seguir comprobándolo y descargando el original.

Se verifica en el dominio de la marca que emitió el documento, en la ruta /csv — por ejemplo, iberfacil.es/csv para los documentos emitidos bajo la marca IBERFÁCIL. La dirección exacta va impresa en el propio documento.

Compromiso de continuidad. Un código impreso no se puede retirar de circulación. Por eso, todos los códigos emitidos siguen siendo resolubles en iberfacil.es/csv aunque el dominio de la marca emisora cambie, deje de operar o pase a otras manos. Ese respaldo alcanza al documento y a su ficha de verificación, no al resto del expediente.

6.1 El documento siempre se entrega, con un aviso de su situación

El verificador nunca responde con un error ni se niega a servir un documento porque su estado haya cambiado: entrega el original y encima muestra un aviso de la situación en que se encuentra —vigente, caducado, sustituido, retirado, o emitido por una marca que ya no opera—. El catálogo completo está en la política de firma electrónica, artículo 6.1.

6.2 Auténtico y vigente no son lo mismo

Que un documento esté caducado no significa que sea falso. Un documento caducado sigue siendo exactamente el que se firmó, su huella sigue cuadrando, y sigue acreditando que ese día se firmó eso. Lo que ha terminado es su plazo de eficacia, no su autenticidad. Los avisos del verificador están redactados para no confundir las dos cosas.

6.3 La verificación sobrevive a la conservación del contenido

Aquí se cruzan dos cosas que tiran en sentidos opuestos: los documentos tienen plazo de conservación (artículo 5), y los códigos impresos no se pueden retirar de circulación.

La regla que lo resuelve:

Cuando un documento se suprime —porque venció su plazo de conservación o porque ejerciste tu derecho de supresión—, el código sigue resolviendo. Lo que se muestra entonces es la ficha de verificación —tipo de documento, fecha de firma, firmantes, método y huella— con el aviso de que el contenido ya no se conserva.

Deja de entregarse el fichero, pero no desaparece la constancia de que ese documento existió y quién lo firmó. Quien tenga el papel puede seguir comprobando que su huella coincide con la registrada.

Con esto, no hace falta conservar los documentos indefinidamente para que los códigos sigan funcionando: se borra el contenido cuando toca, y el código no queda huérfano.

7. Si dejas de ser cliente

• Se te avisa antes de que venza el plazo de conservación, con tiempo para descargar lo que quieras.
• Puedes descargar todo tu expediente durante ese periodo.
• Después, los documentos se suprimen conforme al artículo 5.

8. Documentos de profesionales colaboradores

Los documentos que un profesional colaborador sube a la plataforma en el marco de un encargo forman parte del expediente del cliente y se rigen por estas condiciones.

Al terminar la colaboración, el profesional no conserva copia de la documentación del cliente más allá de lo que le exija su normativa profesional, y se le retira el acceso.

9. Límites

Iberfácil aplica medidas de seguridad proporcionadas al riesgo, pero ningún sistema es infalible. En caso de incidente que afecte a tus documentos, se te informará conforme a la normativa de protección de datos y se activará el procedimiento de recuperación.

Iberfácil no responde de la pérdida de documentos que tú no hayas subido a la plataforma, ni de la integridad de documentos aportados por terceros.

10. Versiones de este documento

Cada versión publicada de estas condiciones se archiva y queda accesible.

En caso de discrepancia entre la versión española y cualquier traducción, prevalece la versión española.